Realizując projekt, potrzebujemy narzędzi.
Tworzenie projektów i zarządzanie nimi opiera się na złożonej pracy i wielu czynnościach podejmowanych przez grupy osób, które muszą pozostawać ze sobą w stałym kontakcie, uzgadniać wykonywane czynności i wspólnie zmierzać do określonego celu. Dzieje się tak zarówno wtedy gdy pracujemy w oparciu o metodyki tradycyjne jak i przy zastosowaniu podejść zwinnych. Wszystko to jest możliwe wyłącznie pod warunkiem posługiwania się odpowiednimi narzędziami, które odpowiadają na nasze potrzeby i krok po kroku pomagają nam w realizacji wszystkich składających się na projekt zadań. O jakich narzędziach mowa? Do czego mogą nam się przydać?
Narzędzia usprawniają komunikację.
Podczas realizowania projektów, wszystkie zaangażowane jednostki – od zespołu i kierownika po klienta – powinny mieć do swojej dyspozycji umożliwiające sprawny przepływ informacji kanały komunikacyjne. Skoro wszystkie elementy projektu są ze sobą powiązane i występują pomiędzy nimi liczne współzależności, trzeba się ze sobą na bieżąco konsultować czy podejmować jakieś ustalenia. Dostępne na rynku narzędzia mogą to nam znacznie ułatwić, zaoszczędzając trudności związanych z niekończącymi się wymianami maili czy telefonów. Aplikacje takie jak Trello zawierają współdzielone z innymi użytkownikami tablice i notatki, których używa się do szybkiej wymiany wszystkich najważniejszych wiadomości, skupionych w jednym miejscu i łatwo dostępnych. Rozbudowany system komentowania, który pozwala wspólnie omawiać różne kwestie posiada również aplikacja Worksection, okna dialogowe to jedna z funkcjonalności Jiry. Innym narzędziem, które m.in. pełni rolę swoistego komunikatora jest Podio, w którym wiadomości od różnych użytkowników pojawiają się obok siebie. Czat grupowy oferuje również Basecamp.
Narzędzia ułatwiają dotrzymywanie terminów.
Każdy kto pracował kiedyś pod presją czasu i musiał się śpieszyć żeby zdążyć do deadline’u, dobrze wie, że nie jest to szczególnie przyjemne, a za to bardzo stresogenne zajęcie. Jeszcze gorsze jednak jest zapominanie o panujących terminach, najgorszy zaś – zupełny brak jasności kiedy należy wywiązać się z zobowiązań. Związany z tym chaos w skrajnych przypadkach może zadziałać na projekt całkowicie destrukcyjnie, a w lżejszych zakłócić jego przebieg, utrudnić prace i generować niepotrzebne napięcia. Narzędzia do zarządzania projektami zawierają kalendarze, które pozwolą nam uniknąć wszystkich tych problemów. Są one obecne np. w IC Project, oprogramowaniu stworzonym przez polską firmę nGroup, wspominanym już popularnym Basecamp czy Worksection. Wiele aplikacji można zintegrować z często wykorzystywanymi kalendarzami Google – m.in. oprogramowanie GroupCamp czy Podio. Dzięki takiemu rozwiązaniu, o ile jesteśmy użytkownikami kalendarzy Google, decydując się na korzystanie z nowego narzędzia, nie musimy rezygnować z już stosowanego ułatwienia ponieważ oba produkty zostają ze sobą zsynchronizowane.
Narzędzia umożliwiają łatwe gromadzenie potrzebnych materiałów.
Czy znacie uczucie bezradności kiedy okazuje się, że wszystkie niezbędne Wam do pracy dokumenty są bezładnie porozrzucane po najróżniejszych lokalizacjach i nigdy nie da się ich znaleźć wtedy gdy akurat są potrzebne? Czy zdarzało się Wam denerwować kiedy nie wiedzieliście gdzie odszukać pliki stworzone przez współpracowników, którzy może nawet sami już nie pamiętali gdzie są one zapisane? Być może takie problemy mogą wydawać się błahe, potrafią jednak spowolnić realizację projektu i zaprowadzić w nim szkodliwy bałagan. Gromadzenie wszystkich danych i zasobów w jednym miejscu to bardzo cenna korzyść, którą możemy zyskać dzięki dostępnym narzędziom. Przestrzeń do współdzielenia dokumentów znajduje się m.in. w Basecampie, tego typu możliwość oferuje także IC Project i wiele innych programów. Bardzo przydatnym ułatwieniem jest opcja zintegrowania narzędzia z popularnymi aplikacjami biurowymi, takimi jak MS Word i Excel co zapewnia np. MS Project. Realizacja projektów od razu staje się prostsza kiedy wszyscy członkowie zespołu mogą szybko korzystać z koniecznych dokumentów oraz je na bieżąco współtworzyć i aktualizować.
Narzędzia pozwalają przydzielać zadania i śledzić postępy.
Poszczególni członkowie zespołów odpowiadają za różne i pojawiające się na różnych etapach elementy projektu, do kierownika z kolei należy koordynacja ich prac, przydzielanie zadań i kontrolowanie postępów całego przedsięwzięcia. Dobrze jeżeli wszystko to może się odbywać za pomocą jednego, koncentrującego całość istotnych kwestii, narzędzia. Jednym z nich jest oprogramowanie Jira, szczególnie przydatne przy metodykach zwinnych, w którym poszczególnym użytkownikom można wyznaczać konkretne czynności. Przypisywanie zadań oraz podzadań, a także tworzenie zależności między nimi, jest możliwe również w aplikacji Asana. Z wyznaczaniem zadań ściśle wiąże się kontrola realizacji projektu – powszechnie znaną formą graficznego przedstawienia przebiegu i harmonogramu prac są Diagramy Gantta. Można je znaleźć m.in. w aplikacji Cyfe bądź w MS Project. Liczne funkcje związane z harmonogramowaniem prac, budżetowaniem czy raportowaniem znajdują się w wielu narzędziach, m.in. w GanntPRO czy MS Project. Kategorią o której warto jeszcze wspomnieć w tym kontekście są kamienie milowe – najistotniejsze, przełomowe wydarzenia w projekcie podsumowujące określone zestawy zadań. Można je definiować np. w Cyfe i w Freedcamp.
Warto używać narzędzi.
Przedstawiliśmy tutaj kilka z korzyści z używania narzędzi w projektach, w rzeczywistości jest ich jednak dużo więcej; przyjęta klasyfikacja wyróżnia te uznane za najważniejsze i kluczowe przy realizacji dowolnych projektów niezależnie od branży, skali czy przyjętej metodyki. Dla ułatwienia naszej prezentacji, do każdej korzyści przypisaliśmy konkretne narzędzia, w rzeczywistości jednak większość z nich posiada bardzo wiele funkcji, oferując tym samym kompleksową pomoc i obsługę w zarządzaniu projektami. Zachęcamy do sięgania po opisane aplikacje, a także po te, które nie zostały wymienione w tekście, ale również są bardzo przydatne – tworzone projekty mogą na tym tylko zyskać.
Sprawdź Szkolenia dostępne na stronie Altkom Akademia – lidera w branży szkoleniowej.
